چرا باید یک داشبورد ساز داشته باشیم؟+ انواع داشبوردهای مدیریتی

چکیده : چرا باید یک داشبورد ساز داشته باشیم؟انواع داشبوردهای مدیریتی،داشبورد مدیریتی چه نقشی در بهینه سازی فرآیندها دارد؟

چرا باید یک داشبورد ساز داشته باشیم؟داشبورد ساز مدیریتی برای مدیران مشاغل و کسب‌وکارها ویژگی های حیاتی دارد که می‌تواند یکی از پاسخ های این سؤال باشد.در واقع این پرسشی است که دغدغه بسیاری از مدیران است که ما در گروه تولید نرم افزار مدیریت اطلاعات فریار تصمیم داریم در این مقاله به زبان ساده‌ اهمیت و ضرورت آن را بررسی کنیم.

فرض کنید که شما مدیر یک مجموعه تولیدکننده مواد غذایی قدمت دار هستید، شما گروه مارکتینگ و بازاریابان خود را دارید و قسمت اساسی کسب و کار شما گروه فروش است، قسمت پشتیبانی شرکت شما نیز وظیفه تمرکز بر نگهداری مشتریان شما دارد، واحد مالی و حسابداری کنترل‌ کننده منابع اساسی شرکت هستند و سایر قسمت های مهم دیگر نیز به همین ترتیب.

حال هنگامی که به وضعیت شرکت نگاه می کنید به دنبال بررسی عملکردهای سازمان و مسائل درحال اجرا هستید، باید بررسی کنید که در هر قسمت کسب و کار، وضعیت در چه حالتی هست. همانطور که می دانید مدیران قادر به بررسی همه قسمت ها نبوده و بسته به اندازه و نوع شرکت، معمولا مدیران قسمت های مهم را بر اساس اولویت بررسی می‌کنند.

به‌ عنوان‌ نمونه امکان دارد برای یک مدیر کسب و کار، واحد پشتیبانی از هر قسمت دیگر مهم تر باشد و یا قسمت مالی و حسابداری اولویت بالاتری داشته باشد. به همین دلیل گاهی مدیران در روال روزانه خود، با بازدید شرکت و قسمت های مختلف، با حجم بالایی از داده های پراکنده کاغذی و داده های دیجیتالی سر و کار داشته و بیشترین زمان خود را برای بررسی داده ها صرف می‌نمایند.

این بررسی ها می‌تواند آن‌ها را از پرداختن به دیگر وظایف و سرعت در تصمیم‌گیری باز دارد. به همین دلیل غالب شرکت ها به جستجوی راهی برای مدیریت داده های سازمان‌ها و شرکت‌های خود هستند تا روند روزانه کار یک مدیر به‌صورت قدیمی، کاراتر پیش رود.

دلایل استفاده از داشبورد ساز

مهم ترین دلایل استفاده از داشبوردساز، رسیدن به نتایج همه جانبه و کاهش زمان صرف شده برای بررسی نتایج است. درحال حاضر مدیران ارشد شرکت‌ها و سازمان‌ها همواره باید در جستجوی راه حل های م کارا برای پیشرفت سازمان و یا کسب ‌وکار خود باشند تا در بازار رقابتی امروز سخنی برای گفتن داشته و مداومت داشته باشند.

برای این هدف، تصمیم گیران باید فکر خود را با اطلاعات زیاد و پراکنده مشغول نکنند تا بتوانند بر هدف شرکت خود تمرکز داشته و برای آن برنامه‌ریزی عملیاتی انجام بدهند.

چرا مدیران باید از داشبوردهای مدیریتی استفاده کنند؟

درحال حاضر انواع نرم‌افزارهای سازمانی و کسب‌وکاری همچون  نرم افزار آرشیو اسناد ، نرم افزار حضور و غیاب، نرم افزار مدیریت تضمین کیفیت و نرم افزار مدیریت فرایند BPMS و …. وجود دارد که هر سازمان با تهیه آن به یک داشبورد استاتیک و ثابت دستیابی پیدا می‌کند که نمایی از وضعیت آن سازمان می‌دهد، حال قبل از اینکه به تحلیل مشکلات داشبورد استاتیک بپردازیم در اولین مرحله با مفهوم و تاریخچه داشبورد بیشتر آشنا می‌شویم.

داشبورد مدیریتی چیست و چه نقشی در بهینه سازی فرآیندها دارد؟

پیش از دهه سی میلادی، بیشتر خودروها چیزی به نام داشبورد نداشتند و رانندگان نمی‌توانستند وضعیت درحال اجرای خودرو مانند سرعت خودرو، وضعیت موتور خودرو و غیره را را مشاهده کنند. به همین دلیل ، هر روز راننده باید درب موتور خودرو را باز نموده و آن را تست می‌کرد تا از حالت آن مطمئن می گردید یا در هنگام رانندگی، بر پایه تجربیات قبلی، سرعت خودرو را حدودی محاسبه می‌کرد. ولی پس از آن خودروهای جدید با داشبوردهای پیشرفته تر طراحی شدند.

داشبوردهای اختراع شده، بی نظیر و با کارآیی بالا بود دیگر راننده‌ها به آسانی از وضعیت مختلف خودرو مانند سرعت، مقدار روغن یا بنزین ماشین اطلاع داشتند و از اینکه چه زمانی باید چه اقدامی کرد اطمینان داشتند. خب این رویه استفاده از داشبوردها ادامه داشت تا زمانی که خودروها هرروز پیشرفته‌تر شدند و قسمت های مهم‌تری برای کنترل کردن و بررسی به داشبوردها اضافه گردید.

بااین‌ وجود، داشبوردهای آن زمان خودروها به حالت استاتیک طراحی شده و بخش هایی برای نمایش سایر قسمت های خودرو نداشت درست مانند آنچه در نرم‌افزارهای قدیمی که داشبوردهای استاتیک داشتند طراحی شده بود که اضافه نمودن آیتم‌ها و گزارش‌های جدید به آن ممکن نبود. به همین دلیل برای بررسی موارد جدید و کوچک ، بازهم همچنان به شکل قدیمی کار بررسی می‌کردند.

با  پیشرفت های حاصله در تکنولوژی و فناوری چه درحیطه خودرو و چه درحیطه مدیریت و نرم‌افزار، درحال حاضر در طراحی های خودروهای جدید، از یک نمایشگر دیجیتالی بزرگ استفاده می کنند که در قسمت های متفاوت آن می‌توان بخش‌های متفاوت خودرو را بدون احتیاج به‌ صرف زمان و بدون بازکردن درب موتور خودرو مشاهده نمود. همچنین اگر قسمتی از خودرو دچار عیب و مشکلی شد یا کارایی مورد انتظار و استاندارد خود را نداشت، در صفحه اصلی داشبورد به‌صورت زنگ خطر  نشان داده می گردد  تا صاحب خودرو به سرعت متوجه می‌شود که مشکل مشخصآ کجاست و چه باید کرد.

در خصوص کسب‌وکارها و شرکت ها نیز، تکنولوژی نوینی به نام داشبوردساز به وجود آمد که به آن‌ها در شناسایی نقاط ضعف و قوت یاری می‌کند تا با سرعت و دقت بالاتر همه قسمت ها را رصد نموده و  چنانچه قسمت جدیدی به سازمان اضافه شد یا مدیر نیاز به بررسی موردی خاصی پیدا کرد برای آن یک گزارش و داشبورد خاص طراحی گردد.

خواندن << لیست بهترین نرم افزار داشبورد مدیریتی رایگان >>  می‌تواند برای شما مفید باشد.

مزایای خرید داشبورد مدیریتی

نرم افزار داشبورد ساز ابزاری پیشرفته است که با داشتن آن، تصمیم گیران به بررسی اطلاعات پراکنده و جزیره ای نیازی نداشته و با کمترین میزان مصرف انرژی و زمان، تصمیمات محکم و اصولی برداشته و برای پیشرفت خود و سازمانشان برنامه های بلند مدت اتخاذ نمایند. در یک کلام با خرید یک داشبوردساز مدیریتی ، تصمیم گیران در کسب‌وکارها و سازمان‌ها، به اسانی هر چه تمام تر، همه ی گلوگاه‌های مهم کسب و کار خود را به‌صورت سریع و خلاصه می‌توانند ببینند.

توانایی اشتراک‌گذاری داشبورد: با داشبورد مدیریتی پیشرفته، امکان اشتراک‌گذاری داده ها با همه یا تعداد مخصوصی از افراد، آسان تر می گردد. به طور مثال انواع گزارش‌ گیری های مالی، محصول پایانی عملیات های مدیریتی هستند و ارزش ویژه‌ای برای کاربران سیستم ها و مدیران دارند تا با تحلیل و استفاده از این گزارش‌ها، بتوانند خواسته های خود و مشتریان را سریع تر و درست تر براورده نمایند.

برای کسب اطلاعات بیشتر در این باره می توانید از مقاله آشنایی با انواع گزارش های سازمانی شروع نمایید. اگر به دنبال اشنایی و مشاهده ویژگی ها و امکانات یک داشبورد مدیریتی استاندارد هستید می توانید از گزارش ساز فریار سیستم دیدن فرمایید.

خلاصه و نتیجه گیری

داده های سازمان ها هرروز گسترده تر شده و دغدغه مدیران برای تحلیل و بررسی داده ها افزایش می یابد. داشبوردسازها ابزارهای مدیریتی هستند که انواع گزارش های مورد نیاز را به مدیران و تصمیم گیران ارائه داده و به انها کمک می کند تنها با چند کلیک و با انتخاب ویژگی های مورد نظر خود، گزارش و نتایج را سریع تر و با دقت بالاتر داشته باشید.